TUGAS PRA UTS

 

BAB IV: ANALISIS SISTEM

4.1 Definisi Analisa Sistem

Analisis sistem adalah proses mengevaluasi dan memahami sistem yang ada dengan tujuan untuk mengidentifikasi kelemahan, kebutuhan, dan peluang perbaikan. Analisis ini sangat penting untuk memastikan bahwa sistem mampu mendukung tujuan organisasi secara efektif. Dalam analisis sistem, kita memerlukan pendekatan yang sistematis untuk mengidentifikasi, memahami, dan melaporkan masalah-masalah yang memengaruhi kinerja sistem.

4.2 Tahapan Analisa Sistem

Tahapan analisa sistem mencakup empat langkah utama, yaitu Identify, Understand, Analyze, dan Report. Berikut penjelasan masing-masing tahap:

1. Identify - Mengidentifikasi masalah:
• Pada tahap ini, analisis dimulai dengan menemukan masalah atau hambatan yang mengganggu kinerja sistem. Identifikasi masalah dapat dilakukan melalui pengamatan langsung, wawancara dengan pengguna sistem, atau analisis data.
• Contoh: Jika omzet penjualan menurun, diperlukan analisis untuk menemukan apakah penurunan ini disebabkan oleh keluhan pelanggan, proses internal yang tidak efisien, atau masalah lain.
2. Understand - Memahami cara kerja sistem yang ada:
• Memahami sistem yang ada melibatkan pengumpulan informasi rinci tentang bagaimana sistem tersebut bekerja, siapa saja yang terlibat, dan proses apa yang dijalankan. Pengamatan lapangan, wawancara, dan penelusuran dokumen sistem bisa digunakan untuk mengumpulkan data.
• Langkah-Langkah:
1. Menentukan Jenis Penelitian: Misalnya, apakah penelitian yang dilakukan bersifat kualitatif atau kuantitatif.
2. Merencanakan Jadwal Penelitian: Menetapkan tanggal dan durasi penelitian untuk setiap tahap kegiatan, misalnya dari 1-20 Desember 2022.
3. Membuat Penugasan Penelitian: Menentukan tanggung jawab setiap tim atau individu yang terlibat dalam penelitian.
4. Menyusun Agenda Wawancara: Menyiapkan daftar pertanyaan yang akan diajukan pada pihak-pihak terkait untuk mendapatkan data lebih mendalam.
5. Mengumpulkan Hasil Penelitian: Data yang terkumpul dapat berupa hasil wawancara, observasi, atau analisis dokumen.
3. Analyze - Menganalisis sistem berdasarkan data yang terkumpul:
• Dalam analisis, data yang telah dikumpulkan diolah untuk menemukan kelemahan dan peluang perbaikan. Proses ini biasanya melibatkan metode analisis yang spesifik seperti analisis SWOT, analisis risiko, atau analisis biaya-manfaat.
• Langkah-Langkah dalam Analisis:
1. Menganalisis Kelemahan Sistem Lama: Identifikasi aspek mana dari sistem lama yang tidak berjalan baik, seperti keterlambatan pemrosesan data atau kesalahan dalam laporan.
2. Menentukan Kebutuhan Data dan Informasi: Menyusun kebutuhan informasi bagi pengguna dan manajemen agar sistem dapat diperbaiki sesuai kebutuhan organisasi.
3. Membuat Solusi Alternatif: Merancang beberapa opsi solusi berdasarkan hasil analisis, misalnya memperbarui perangkat lunak, meningkatkan pelatihan pengguna, atau merancang ulang proses yang ada.
4. Menilai Risiko dan Dampak: Setiap alternatif solusi dievaluasi dampak dan risikonya, agar solusi yang dipilih benar-benar memberikan perbaikan yang optimal.
4. Report - Menyusun laporan hasil analisis:
• Laporan hasil analisis berfungsi untuk memberikan gambaran menyeluruh tentang kondisi sistem, masalah-masalah yang ditemukan, dan rekomendasi perbaikan.
• Isi Laporan Analisis:
1. Alasan Dilakukan Analisis Sistem: Penjelasan mengapa analisis dilakukan, seperti untuk meningkatkan kepuasan pelanggan atau mengoptimalkan biaya.
2. Uraian Permasalahan pada Sistem Lama: Rincian masalah-masalah yang diidentifikasi pada sistem lama, seperti keterlambatan pemrosesan data, kesalahan input, atau ketidakpuasan pengguna.
3. Mengidentifikasi Penyebab Masalah: Pemaparan penyebab masalah yang teridentifikasi, beserta titik keputusan yang menyebabkan masalah tersebut.
4. Kesimpulan dan Rekomendasi: Rangkuman dari analisis yang telah dilakukan, serta rekomendasi solusi terbaik yang dapat diambil oleh manajemen.

4.3 Contoh Penerapan Analisis Sistem

Sebagai latihan dalam memahami langkah-langkah analisis sistem, berikut adalah beberapa contoh penerapan pada beberapa skenario di institusi dan perusahaan.

1. Studi Kasus: Universitas Muhammadiyah Cirebon
• Permasalahan: Identifikasi masalah yang terjadi di lingkungan Universitas, seperti sistem akademik yang lambat atau data mahasiswa yang sering tidak sinkron.
• Solusi dan Analisis: Melakukan survei pada mahasiswa dan staf, menganalisis kebutuhan data pada sistem akademik, dan menyusun rekomendasi perbaikan berdasarkan analisis kelemahan sistem lama.
2. Studi Kasus: Rumah Sakit Permata Kota Cirebon
• Permasalahan: Sistem informasi pasien yang lambat dalam merespons kebutuhan pasien atau keluhan dari tenaga medis terkait akses informasi yang lambat.
• Analisis: Menggunakan metode analisis risiko untuk mengetahui dampak dari sistem yang kurang optimal terhadap pelayanan pasien dan membuat rekomendasi untuk perbaikan sistem informasi pasien.
3. Studi Kasus: Toserba Yogya Siliwangi Kota Cirebon
• Permasalahan: Sistem penjualan yang menyebabkan banyaknya keluhan pelanggan, terutama pada saat puncak penjualan seperti akhir pekan atau liburan.
• Analisis: Mengidentifikasi kebutuhan perbaikan pada sistem kasir dan stok barang, serta mengevaluasi solusi alternatif seperti penambahan titik kasir atau implementasi sistem checkout otomatis.

Tugas Analisis Sistem

Sebagai latihan, mahasiswa dapat diberikan tugas untuk melakukan analisis sederhana dengan memilih salah satu dari kasus di atas, kemudian melakukan langkah-langkah berikut:

1. Menentukan Jenis Penelitian: Memilih jenis penelitian (kualitatif atau kuantitatif) yang sesuai dengan kasus.
2. Merencanakan Jadwal Penelitian: Menetapkan jadwal pelaksanaan penelitian, misalnya dari tanggal 1-20 Desember 2022.
3. Membuat Penugasan Penelitian: Menentukan siapa yang bertanggung jawab atas setiap tahap, misalnya tim wawancara, tim pengumpulan data, dan tim analisis.
4. Menyusun Agenda Wawancara: Menyiapkan daftar pertanyaan terkait masalah yang dialami pengguna sistem.
5. Mengumpulkan Hasil Penelitian: Menyusun laporan hasil pengumpulan data dengan menjelaskan hasil wawancara, observasi, atau analisis dokumen

Metode dan Teknik Analisis Tambahan

Beberapa metode tambahan yang dapat dipelajari dalam analisis sistem meliputi:

1. SWOT Analysis: Menganalisis kekuatan (Strengths), kelemahan (Weaknesses), peluang (Opportunities), dan ancaman (Threats) yang memengaruhi sistem.
2. Risk Analysis: Mengevaluasi risiko-risiko yang mungkin muncul apabila sistem tidak diperbaiki, dan dampaknya terhadap organisasi.
3. Cost-Benefit Analysis: Menganalisis perbandingan antara biaya yang dibutuhkan untuk perbaikan sistem dengan manfaat yang akan diperoleh organisasi.
4. Gap Analysis: Menemukan kesenjangan antara kinerja sistem yang ada dengan kinerja yang diinginkan.