BAB 3 Kebijakan dan Perencanaan Sistem

 BAB 3

Kebijakan dan Perencanaan Sistem

Perencanaan sistem informasi adalah proses yang sangat penting untuk mendukung tujuan organisasi. Sistem informasi yang baik mampu meningkatkan efisiensi kerja dan membantu pengambilan keputusan yang lebih akurat. Proses perencanaan sistem dalam organisasi biasanya mencakup tiga tahapan utama: perencanaan proyek sistem, persiapan proyek, dan definisi proyek sistem.

---

1. Merencanakan Proyek-Proyek Sistem

Pada tahap ini, tujuan utamanya adalah menyelaraskan perencanaan sistem informasi dengan visi, misi, serta tujuan strategis organisasi. Proses ini terdiri dari beberapa langkah sebagai berikut:

a. Mengkaji Tujuan, Strategi, dan Taktik Perusahaan

• Penjelasan: Mengkaji tujuan perusahaan berarti memahami arah organisasi jangka panjang dan bagaimana sistem informasi bisa mendukungnya. Sistem informasi yang dirancang harus dapat meningkatkan produktivitas dan mendukung strategi perusahaan.
• Contoh Implementasi: Jika perusahaan memiliki tujuan untuk meningkatkan layanan pelanggan, maka sistem informasi yang direncanakan harus mampu menyediakan data pelanggan yang akurat, merespon keluhan dengan cepat, dan mendukung strategi retensi pelanggan.

b. Mengidentifikasi Proyek-Proyek Sistem

• Penjelasan: Identifikasi proyek-proyek sistem informasi yang dibutuhkan sangat penting untuk memastikan bahwa setiap fungsi utama organisasi mendapat dukungan sistem yang sesuai. Sistem informasi dapat mencakup berbagai bidang, seperti penjualan, produksi, logistik, dan keuangan.
• Contoh Proyek Sistem:
  • Sistem Informasi Penjualan: Mengelola data pelanggan, pesanan, dan laporan penjualan.
  • Sistem Informasi Produksi: Mengelola jadwal produksi, pengendalian kualitas, dan persediaan bahan baku.
  • Sistem Informasi Distribusi: Memastikan distribusi barang berjalan lancar, melacak pengiriman, dan mengelola logistik.

c. Menetapkan Sasaran Proyek-Proyek Sistem

• Penjelasan: Sasaran adalah hasil spesifik yang ingin dicapai dari setiap proyek sistem. Sasaran ini harus terukur, realistis, dan sesuai dengan kebutuhan organisasi.
• Contoh Sasaran Proyek: Untuk Sistem Informasi Penjualan, beberapa sasaran bisa berupa:
  • Memberikan pelayanan order kepada pelanggan dengan lebih baik: Menyediakan layanan yang lebih cepat dan akurat.
  • Meningkatkan volume penjualan: Membantu memaksimalkan penjualan dengan analisis tren.
  • Menyediakan laporan penjualan tepat waktu kepada manajer marketing: Laporan otomatis yang dapat diakses kapan saja.

d. Menetapkan Kendala Proyek-Proyek Sistem

• Penjelasan: Kendala proyek perlu diidentifikasi sejak awal untuk mencegah hambatan dalam pengembangan sistem. Tiga kendala umum dalam proyek adalah:
  • Masalah Dana: Keterbatasan anggaran yang mungkin memengaruhi cakupan proyek.
  • Masalah Waktu: Waktu penyelesaian yang harus sesuai dengan kebutuhan bisnis.
  • Batasan Peraturan: Peraturan internal dan eksternal yang memengaruhi operasional sistem.
• Manfaat Identifikasi Kendala: Mengidentifikasi kendala sejak dini membantu tim proyek menyiapkan solusi alternatif dan menyesuaikan proyek sesuai dengan batasan yang ada.

e. Menentukan Prioritas Proyek-Proyek Sistem

• Penjelasan: Menentukan prioritas proyek berarti memilih proyek mana yang harus didahulukan. Proyek dengan urgensi tinggi, dampak strategis, atau nilai tambah yang tinggi sering kali diprioritaskan.
• Contoh Proyek Prioritas: Sistem untuk pengendalian keuangan yang memungkinkan monitoring secara real-time mungkin menjadi prioritas dibandingkan sistem lain karena dampaknya yang langsung pada pengambilan keputusan finansial.

f. Membuat Laporan Perencanaan Sistem

• Penjelasan: Laporan ini berisi informasi penting tentang proyek sistem yang akan dilaksanakan, latar belakang organisasi, dan tujuan perencanaan sistem.
• Komponen Utama dalam Laporan:
  • Latar Belakang Organisasi: Menjelaskan tentang struktur organisasi dan kebutuhan sistem informasi.
  • Proyek Sistem yang Direncanakan: Rincian proyek dan bagaimana proyek tersebut mendukung fungsi organisasi.
  • Sasaran Pengembangan: Tujuan spesifik yang ingin dicapai dari setiap proyek.
  • Kendala dan Prioritas: Informasi tentang kendala yang ada serta prioritas proyek.

g. Meminta Persetujuan Manajemen

• Penjelasan: Persetujuan dari pihak manajemen merupakan hal yang penting untuk mengamankan anggaran, sumber daya, dan dukungan penuh dalam pelaksanaan proyek.
• Langkah Persetujuan: Persiapan proposal terperinci dan presentasi kepada manajemen, menggarisbawahi nilai tambah dan manfaat proyek.

---

2. Mempersiapkan Proyek-Proyek Sistem yang Akan Dikembangkan

Tahapan ini mencakup penunjukan tim dan pemberitahuan kepada pihak terkait mengenai proyek yang akan dimulai.

a. Menunjuk Tim Analis

• Penjelasan: Tim analis sistem terdiri dari individu yang bertanggung jawab untuk mengkaji kebutuhan pengguna dan merancang spesifikasi teknis yang sesuai.
• Kualifikasi Tim Analis: Analis harus memiliki pemahaman mendalam tentang kebutuhan bisnis dan kemampuan teknis untuk merancang solusi yang efektif.

b. Mengumumkan Proyek Pengembangan Sistem

• Penjelasan: Pengumuman proyek bertujuan untuk memberikan informasi kepada semua pihak terkait, seperti tim IT, pengguna akhir, dan pemangku kepentingan lainnya.
• Metode Pengumuman: Melalui rapat internal, email resmi, atau papan pengumuman proyek untuk memastikan setiap anggota organisasi mendapat informasi lengkap.

---

3. Mendefinisikan Proyek-Proyek yang Dikembangkan

Pada tahap ini, fokus utamanya adalah menilai kelayakan proyek dan membuat proposal formal.

a. Melakukan Studi Kelayakan

• Penjelasan: Studi kelayakan bertujuan untuk menilai apakah proyek dapat dilanjutkan. Studi ini mencakup:
  • Kelayakan Teknik: Apakah teknologi yang diperlukan tersedia dan sesuai.
  • Kelayakan Operasi: Kemampuan operasional dan sumber daya manusia yang dibutuhkan.
  • Kelayakan Ekonomi: Analisis biaya dan manfaat proyek.
  • Kelayakan Hukum: Memastikan proyek sesuai dengan hukum dan regulasi.

b. Menilai Kelayakan Proyek Sistem

• Penjelasan Lebih Rinci:
  • Kelayakan Teknik: Mencakup analisis ketersediaan teknologi dan kesiapan organisasi untuk mengoperasikannya.
  • Kelayakan Operasi: Menilai keterampilan sumber daya manusia yang diperlukan.
  • Kelayakan Jadwal: Mengukur apakah proyek dapat diselesaikan dalam waktu yang ditetapkan.
  • Kelayakan Ekonomi: Melakukan analisis biaya manfaat dengan memperhitungkan dampak jangka panjang.
  • Kelayakan Hukum: Mengidentifikasi regulasi yang relevan dan memastikan proyek patuh terhadapnya.

c. Membuat Usulan Proyek Sistem

• Penjelasan: Usulan proyek sistem adalah dokumen formal yang berisi analisis proyek, tujuan, sasaran, dan solusi yang diusulkan.
• Isi Usulan: Penjelasan kebutuhan bisnis, solusi yang diusulkan, risiko, manfaat, dan analisis biaya.

d. Meminta Persetujuan Manajemen

• Penjelasan: Persetujuan akhir dari manajemen sangat penting untuk memulai proyek dan memastikan dukungan penuh dalam implementasinya.
• Proses Persetujuan: Presentasi, analisis keuntungan, serta diskusi terbuka dengan manajemen untuk mengamankan sumber daya dan dukungan yang diperlukan.